Penting! Cara Mengisi Buku Agenda Surat Keluar Terbaru 2023 Lengkap dengan Contoh, Begini Urutan Tahapannya

--

Penggunaan buku agenda surat keluar memiliki manfaat yang tidak hanya sebatas mengelola surat keluar, tetapi juga sebagai dokumen yang dapat menjadi bukti pengiriman surat yang sah. Keberadaan bukti pengiriman surat menjadi sangat penting dalam situasi tertentu untuk menjaga keamanan dan kepercayaan dalam bisnis atau organisasi.

Berikut adalah langkah-langkah dalam mengisi buku agenda surat keluar dengan benar:

1. Persiapkan Alat dan Bahan

Sebelum mengisi buku agenda surat keluar, pastikan Anda telah menyiapkan semua alat dan bahan yang dibutuhkan, seperti buku agenda, pena, dan formulir surat keluar. Periksa juga keadaan buku agenda surat keluar agar dalam kondisi baik dan teratur.

2. Tentukan Format Pengisian

Setiap perusahaan atau organisasi mungkin memiliki format pengisian buku agenda surat keluar yang berbeda. Sebelum mengisi buku agenda surat keluar, pastikan Anda mengetahui format yang sesuai dengan perusahaan atau organisasi Anda.

Pastikan Anda memahami setiap kolom yang harus diisi, seperti nomor surat, tanggal surat, alamat pengirim dan penerima, subjek surat, dan lain-lain. Jika ada kolom yang tidak dimengerti, jangan ragu untuk bertanya kepada atasan atau rekan kerja yang lebih berpengalaman.

3. Isi Identitas Pengirim dan Penerima

Identitas pengirim dan penerima adalah informasi penting dalam buku agenda surat keluar. Pastikan Anda mengisi nama, jabatan, dan alamat pengirim dan penerima secara lengkap dan jelas.

Jika surat dikirimkan ke alamat yang berbeda, pastikan juga Anda mencatat alamat tujuan dengan benar. Hindari kesalahan dalam penulisan alamat tujuan, seperti kesalahan dalam penulisan nama jalan, kota, atau kode pos. Kesalahan tersebut dapat mengakibatkan surat tidak terkirim dengan benar atau bahkan tidak terkirim sama sekali.

4. Isi Informasi Surat Keluar

Informasi surat keluar mencakup detail tentang surat yang akan dikirimkan. Pastikan Anda mengisi informasi surat keluar secara lengkap dan jelas, seperti subjek surat, nomor surat, tanggal surat, dan lampiran surat (jika ada).
Subjek surat adalah ringkasan isi surat dan dapat menjadi referensi saat mencari surat di masa depan. Nomor surat juga penting untuk menandai urutan keluarnya surat. Tanggal surat menunjukkan kapan surat dikirimkan. Lampiran surat juga perlu dicatat agar mudah dicari jika diperlukan.

5. Tandai Surat yang Telah Terkirim

Setelah surat keluar dikirimkan, pastikan Anda menandai surat tersebut di buku agenda surat keluar. Tandai dengan jelas tanggal pengiriman surat dan nomor surat terkait.
Hal ini membantu Anda mengetahui apakah surat telah terkirim atau belum. Selain itu, dengan menandai surat yang telah terkirim, proses pencarian surat di kemudian hari juga menjadi lebih mudah.

6. Catat Nomor Agenda Surat Keluar

Setiap surat yang keluar harus dicatat dengan nomor agenda surat keluar yang unik. Nomor ini harus dicatat di buku agenda surat keluar dan formulir surat keluar.
Nomor agenda surat keluar penting untuk menandai urutan keluarnya surat dan dapat digunakan sebagai referensi saat mencari surat di masa depan. Selain itu, nomor agenda surat keluar juga membantu dalam proses pencarian surat jika diperlukan.

Ringkasan Cara Mengisi Buku Agenda Surat Keluar Terbaru 2023

- Mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.

- Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju.

- Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.

- Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia.

- Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.

- Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.

- Petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

- Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi.