Cara Membuat Surat Permohonan Klarifikasi dan Konfirmasi yang Benar Untuk Menghindari Miskom

Fungsi Surat Klarifikasi 

Fungsi surat klarifikasi memang cukup penting, oleh karena itu kamu mungkin harus membuatnya ketika terjadi ketidakjelasan atau kesalahpahaman.

1. Mengklarifikasi suatu informasi, fungsi surat klarifikasi adalah memperjelas suatu informasi atau pernyataan yang kurang jelas atau salah. Hal ini dilakukan tidak lain dan tidak bukan untuk menghindari konflik dan perpecahan.
2. Mempertahankan kepentingan serta hak dari semua pihak, fungsi lainnya adalah menjaga hak dan kepentingan dari pihak-pihak dalam perjanjian. Surat klarifikasi dijadikan sebagai bukti tertulis apabila terdapat kepentingan atau hak yang hilang karena kesalahan informasi atau pun pernyataan. 
3. Sebagai jalan tengah menjalin kesepakatan, surat klarifikasi berfungsi membantu memperkuat supaya kedua belah pihak saling sepakat akan suatu hal. 
4. Menghindari adanya kerugian yang dialami salah satu pihak. Dengan adanya kesalahpahaman atau ketidakjelasan bisa jadi terdapat kerugian yang dialami salah satu pihak. Dengan adanya klarifikasi kerugian itu bisa diminimalisir. 

Cara Membuat Surat Klarifikasi dan Konfirmasi

1. Buka surat dengan ucapan terima kasih kepada pihak yang menerima surat kita.
2. Tuliskan nomor surat, tanggal, dan alamat pihak yang kita kirim surat klarifikasi dan konfirmasi.
3. Gunakan kalimat sopan dan jelas untuk menjelaskan kembali informasi yang diberikan sebelumnya atau meminta klarifikasi dari pihak yang menerima surat.
4. Tambahkan penjelasan atau bukti-bukti tambahan jika diperlukan.
5. Tambahkan kalimat penutup yang sopan dan mengucapkan terima kasih.
6. Jangan lupa untuk menandatangani surat dan mencantumkan nama lengkap dan jabatan kita.

Baca juga: Syarat & Cara Mengurus Surat Keterangan Ahli Waris di Kelurahan

Baca juga: Download Template Surat Keterangan Belum Menikah Online dan Tata Cara Pembuatannya

Baca juga: Contoh Surat Keterangan Belum Pernah Menikah Atau Menikah Lagi Sesuai dengan Aturan

Contoh Surat Klarifikasi

PT Angkasa Jaya 

Jln Kesuma Negara, Jakarta Utara

Jakarta, 26 Februari 2021

Kepada Yth. Kepala Sekolah SMAN 1 Jayalengka

di tempat 

Perihal: Konfirmasi kesalahan 

Saya Adelia Putri selaku staff administrasi dari PT Angkasa Jaya ingin mengajukan klarifikasi mengenai adanya kesalahan dalam laporan study tour SMAN 1 Jayalengka yang telah saya sampaikan pada 21 Februari 2021. 

Pada laporan yang saya berikan, saya menuliskan bahwa makan malam terakhir pada 5 Januari 2021 saat study tour berada di Putera Restaurant, padahal setelah perbaikan jadwal tempat makan yang digunakan adalah Dua Bebek Restaurant. 

Oleh karena itu saya hendak meluruskan bahwa seharusnya nama tempat makannya adalah Dua Bebek Restaurant. Adapun rincian biaya untuk makan malam terakhir tetap sama, karena saya hanya salah menuliskan nama tempat makannya saja. Sebagai bukti, saya lampirkan kwitansi dari pihak Dua Bebek Restaurant.

Saya ingin menyampaikan bahwa kesalahan dalam laporan tersebut murni kesalahan saya, saya akan bertanggungjawab apabila terdapat ketidaknyamanan yang dirasakan. Sebagai tindakan perbaikan, saya akan segera memperbaikinya dan mengirim laporan yang baru 3 hari setelah surat ini saya kirimkan. 

Sekali lagi, saya mohon maaf atas kesalahan yang telah saya lakukan. 

Hormat saya, 

Adelia Putri 

Staff Administrasi PT Angkasa Jaya

• «
• 1
• 2