Struktur Kepanitiaan Acara Terlengkap Beserta Tugas dan Kewajibannya Dalam Sebuah Event
--
Wakil Bendahara
- Menjalin hubungan dengan bendahara dalam melaksanakan tugas kepanitiaan
- Mewakili bendahara dalam rapat apabila bendahara berhalangan.
Seksi-seksi
- Acara
- Perlengkapan
- Dana
- Pub & Humas
- Dekorasi
- Dokumentasi
- Transportasi
- Konsumsi
Baca juga: Susunan Acara Pembukaan Turnamen Bola Voli yang Bikin Jadi Makin Meriah dan Semangat
Baca juga: Download Susunan Acara Reunian Seru Meriah Format Doc PDF/Word, Tinggal Edit Langsung Print!
1. Si Acara
Seksi acara adalah puncak dari seluruh kegiatan Reuni Akbar 2023 sangat ditentukan oleh keberhasilan pengemasan acara demi acara. Oleh karena itu seksi acara mempunyai tugas pokok antara lain sebagai berikut:
- Menyusun rencana kegiatan
- Membagi tugas dan tanggung jawab mengenai hal-hal teknis pada saat kegiatan berlangsung.
- Mengatur waktu, tempat, dan membagi tugas masing-masing anggota saat acara.
- Menyiapkan pengisi acara, pembawa acara dan membuat konsep acara yang membuat pihak pembawa acara merasa mantap dan nyaman.
- Mengkoordinir pihak yang beroperasi pada saat acara dilaksanakan
2. Si Perlengkapan
- Mencari tahu semua kebutuhan seksi terutama peralatan, kesekretariatan dan usaha dana.
- Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi
- Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada panitia dan ketua
- Menyediakan sejumlah perlengkapan yang dibutuhkan
- Menginventarisir segala alat dan perlengkapan yang dibutuhkan
- Menyediakan alat dan tenaga untuk yang diperlukan
- Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman.
3. Si Dana
- Mencari alamat donatur yang sering membantu
- Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber-sumber yang bisa mendapatkan dana
- Menjalankan sumbangan iuran wajib dan sukarela kepada semua anggota panitia dan simpatisan
- Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada setiap saat
- Meminta saran masukkan dari panitia inti bila terjadi kendala atau masalah.
- Mencari dana yang dibutuhkan dengan cara-cara yang baik, relevan, terjangkau dan memungkinkan untuk dilaksanakan.
4. Si Publikasi & Humas
- Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar kesekretariatan
- Mencari sumber dana dari luar (donatur) serta menandatangani surat kerja sama
- Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan reuni
- Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama mengenai hal-hal informasi yang ingin disampaikan kepada publik.
- Menyampaikan informasi kepada publik bila diperlukan
- Mencari atau mensurvei tempat-tempat diadakannya kegiatan
- Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan dengan berbagai cara-cara yang memungkinkan.
5. Si Dekorasi
- Menyiapkan dekorasi ruang dan panggung yang digunakan untuk acara pergelaran
- Menentukan dekorasi acara
- Menentukan dekorasi panggung
6. Si Dokumentasi
- Menyiapkan alat dokumentasi sesuai dengan kebutuhan
- Mendokumentasikan setiap peristiwa yang dianggap perlu
- Mengedit hasil liputan sehingga diperoleh hasil yang bagus dan tidak mengecewakan
- Mendokumentasikan spot-spot yang diminta oleh sponsor
- Memberikan hasil dokumentasi kepada pihak yang membutuhkan.
7. Si Transportasi
- Mencari tahu semua kebutuhan para seksi untuk transportasi
- Mengurus pengadaan transportasi
8. Si Konsumsi
- Menghandle segala macam urusan makanan dan minuman
- Menyiapkan pola konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga.
- Menyiapkan barang konsumsi kepada hadirin sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
Persiapkan dari sekarang, ya panitia. Sekian update mengenai struktur kepanitiaan acara yang bisa kami sampaikan pada kali ini. Semoga informasi di atas bisa bermanfaat dan sukses selalu!
