Contoh Job Desk Panitia Acara Dalam Sebuah Event Lengkap Untuk Semua Divisi, Cek Tugas dan Tanggung Jawabnya
--
Contoh Job Desk Panitia Acara Dalam Sebuah Event
Organisasi Committee (OC)
Berikut fungsi dan tugas organisasi committee (OC) yang terdiri dari struktur panitia, adapun fungsi dan tugas dari panitia seperti dibawah ini:
Ketua Panitia
- Membuat proposal dan mengurus perizinan.
- Mengkoordinir jalannya suatu pekerjaan semua seksi.
- Memantau kegiatan yang dilaksanakan oleh masing-masing seksi.
- Membuat konsep, mengambil keputusan dan mempertanggung jawabkan tugas-tugas secara umum yang dilaksanakan semua seksi.
- Membagi tugas kepada setiap Koordinator.
- Menambahkan anggota panitia baru.
Wakil Ketua
- Melaksanakan tugas ketua bila ketua tidak dapat melaksanakan fungsinya.
- Mendampingi atau membantu mengatasi pekerjaan ketua.
- Menjalankan instruksi dari ketua panitia
- Memantau kinerja setiap seksi.
Sekretaris
- Mendampingi kegiatan ketua. Mengerjakan secara administratif tentang hal-hal yang harus dicatat atau diolah secara administratif
- Melakukan pencatatan segala keputusan atau kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh ketua hasil musyawarah.
- Membuat laporan kegiatan sebelum dan sesudah penyelenggaraan.
Wakil Sekretaris
- Membantu sekretaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekretaris.
- Mewakili sekretaris dalam rapat apabila sekretaris berhalangan.
Bendahara
- Menampung, menyimpan, membukukan uang yang ada.
- Mengeluarkan uang yang dibutuhkan dalam pembiayaan yang telah disetujui oleh ketua
- Bertanggung jawab terhadap keuangan yang ada padanya.
- Membuat laporan keuangan
- Memegang seluruh bukti pengeluaran.
Wakil Bendahara
- Menjalin hubungan dengan bendahara dalam melaksanakan tugas kepanitiaan
- Mewakili bendahara dalam rapat apabila bendahara berhalangan.
Baca juga: Susunan Acara Pameran Lengkap Dengan Tugas dan Tanggung Jawab Panitia Pada Setiap Posisi
Baca juga: Struktur Organisasi Proyek Adalah? Berikut Pengertian dan Tugas dari Masing-Masing Jabatan
Seksi-seksi
1. Si Acara
Seksi acara adalah puncak dari seluruh kegiatan Reuni Akbar 2023 sangat ditentukan oleh keberhasilan pengemasan acara demi acara. Oleh karena itu seksi acara mempunyai tugas pokok antara lain sebagai berikut:
- Menyusun rencana kegiatan
- Membagi tugas dan tanggung jawab mengenai hal-hal teknis pada saat kegiatan berlangsung.
- Mengatur waktu, tempat, dan membagi tugas masing-masing anggota saat acara.
- Menyiapkan pengisi acara, pembawa acara dan membuat konsep acara yang membuat pihak pembawa acara merasa mantap dan nyaman.
- Mengkoordinir pihak yang beroperasi pada saat acara dilaksanakan
2. Si Perlengkapan
- Mencari tahu semua kebutuhan seksi terutama peralatan, kesekretariatan dan usaha dana.
- Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi
- Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada panitia dan ketua
- Menyediakan sejumlah perlengkapan yang dibutuhkan
- Menginventarisir segala alat dan perlengkapan yang dibutuhkan
- Menyediakan alat dan tenaga untuk yang diperlukan
- Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman.
3. Si Dana
- Mencari alamat donatur yang sering membantu
- Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber-sumber yang bisa mendapatkan dana
- Menjalankan sumbangan iuran wajib dan sukarela kepada semua anggota panitia dan simpatisan
- Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada setiap saat
- Meminta saran masukkan dari panitia inti bila terjadi kendala atau masalah.
- Mencari dana yang dibutuhkan dengan cara-cara yang baik, relevan, terjangkau dan memungkinkan untuk dilaksanakan.
